Franchise Handbuch

Was ist das Franchise Handbuch?

Um ein funktionierendes Franchisesystem zu erhalten, wird in jedem Fall ein kompetentes, umfangreiches und maßgeschneidertes Franchise Handbuch benötigt. Das Handbuch soll dabei die verschiedenen Punkte des Systems beschreiben. Dazu gehört neben der Philosophie des Unternehmens auch die Strategie des Systems. Im Handbuch sind zudem die wesentlichen Geschäftsmerkmale aufgeführt.

Auch wird im Franchise Handbuch die Organisation des Aufbaus und des Ablaufs im Franchisenehmerbetrieb und zwischen Franchisenehmer und Franchisegeber festgehalten. Hier findet man Informationen über die konzeptionsgerechte Umsetzung des Systems und auf welche Weise zusammengearbeitet wird. Falls es zu rechtlichen Auseinandersetzungen kommt, fungiert das Handbuch zudem als Beweismittel.

Die Aufgaben des Franchise Handbuchs

Man kann das Franchise Handbuch auf drei Ebenen beurteilen, die Anwendungsebene, die Formebene und die Inhaltsebene.

In der Anwendungsebene wird der Geschäftstyp hinsichtlich seiner Philosophie und den markanten Merkmalen definiert. Mit dieser Dokumentation besteht ein Schutz gegen Veränderungen durch den Franchisenehmer.

Zudem wird das Profil der Corporate Identity dokumentiert und die denkbaren Darstellungsformen sowohl verbal als auch bildlich dargestellt. Das Handbuch ist neben der Funktion als Gebrauchsanweisung zudem eine Formularsammlung und als Schulungsunterlage ein Lehrmittel des Franchisegebers.

Der Franchisevertrag regelt die Hauptleistungsverpflichtungen und das Handbuch die Nebenleistungsverpflichtungen. Beispiele für Hauptleistungsverpflichtungen sind neben dem Gegenstand des Franchises auch die Vertragsdauer, die Gebühren und die Pflichten von Franchisegeber und Franchisenehmer. Nebenleistungsverpflichtungen sind unter anderem die Verpflichtung, bestimmte Kleidung zu tragen oder Werbe- und Marketingkonzepte einzuhalten. Beide Leistungsverpflichtungen können vom Franchisegeber einseitig verändert werden.

Auf der Formebene funktioniert das Franchise Handbuch als Spiegel des Systems. Da ein Franchisesystem laufend weiterentwickelt wird, muss das Handbuch ständig mit dem System aktualisiert werden. Das Handbuch ist deswegen meist ein Ringordner, bei dem die Blätter schnell ausgetauscht werden können. Zudem sollten die verbindlichen Richtlinien und unverbindliche Empfehlungen deutlich gekennzeichnet sein.

Die Inhaltsebene ist bei einem Franchise Handbuch so individuell wie das Unternehmen selbst. Es soll die Aufgaben und den Aufbau des Unternehmens ebenso wie die Richtlinien und die Handhabung umfassen. Auch finden sich hier Aspekte des Umfelds wie die Marktbeschreibung, das Gebietspotential, Wettbewerber, Marktposition und Marktbeobachtung wieder. Daneben sind auf der Inhaltsebene Leitbild, Marktziele, Vorsprungsmerkmale, Konzept und Strategie neben der Philosophie des Unternehmens erwähnt. Hier finden sich auch Informationen über das Unternehmen, wie zum Beispiel die Firmendaten und die Funktionen und Namen der Mitarbeiter. Weitere Inhaltspunkte sind zumeist Informationen über die Wirtschaftsplanung, interne Kommunikationssysteme und die EDV.
Über den Franchisenehmer findet man das Anforderungsprofil genauso wie die Zielgruppe oder Expansionsmöglichkeiten. Zu allen erdenklichen Informationen über den Geschäftstyp, wie zum Beispiel Anforderungen an den Standort oder das Layout werden in der Inhaltsebene auch Verkauf, Warenversorgung und Logistik geregelt. Zudem wird in einem Franchise Handbuch festgehalten, wie das Leistungsprogramm auszusehen hat oder wie Ausbildungen durchgeführt werden müssen.

Bei der Erstellung eines Handbuchs muss auf jeden Fall auf das einzelne System eingegangen werden, da jedes System ein eigenes Handbuch benötigt. Da außenstehende Personen nur sehr wenig über das eigene Unternehmen wissen, sollte der Franchisegeber das Handbuch am besten selbst erstellen und später einem Rechtsanwalt zur Prüfung vorlegen.