Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung auf einen Blick

Buchhaltung und Aufbewahrungspflichten

Egal ob Körperschaft, Kapital- oder Personengesellschaft, Selbstständiger, eingetragener Kaufmann oder kleingewerblicher Freiberufler, jeder, der in Deutschland ein Unternehmen führt oder als Unternehmer tätig ist, muss eine vollständige Buchhaltung vorweisen. Seit 2015 liefert die GoBD den rechtlichen Rahmen sowie Vorschriften rund um die Buchhaltung. Was es genau damit auf sich hat wird im Folgenden zusammengefasst.

GoBD einfach erklärt

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GobD gelten für alle Unternehmer. Dabei macht es keinen Unterschied, ob Sie ein junges Start-up oder ein weltweit operierender Konzern sind. Die Vorschriften müssen von ausnahmslos allen umgesetzt werden. Um Unsicherheiten aus dem Weg zu schaffen und sich umfassend zu informieren, welche Regeln für das eigene Unternehmen relevant sind, hilft ein Online-Ratgeber rund um die Thematik der GoBD.

Was beinhaltet die GoBD?

Der Schwerpunkt der GoBD sind Regelungen und Vorschriften zu

  • Arbeitsweisen
  • Office-Software
  • Vollständige Verfahrensdokumentation
  • Revisionssichere Archivierung,

die selbstverständlich alle GoBD-konform durchgeführt werden müssen.

Wie wird die GoBD umgesetzt?

Bei der Verwaltung von steuerrelevanten Daten legen die GoBD fest, welche Informationen archiviert werden müssen. Im Rahmen einer Bilanzprüfung kontrolliert das Finanzamt, ob die Anforderungen erfüllt wurden. Die folgende Tabelle nennt die wichtigsten Fakten, die Unternehmer beachten müssen:

 

Daten, die verwahrt werden müssen Durch das Finanzamt festgelegte Eigenschaften zur rechtskonformen Archivierung
Bücher Fehlerfreie und wahrheitsgemäße Aufzeichnung
Aufzeichnungen Vollständige Erfassung und Verbuchung aller Geschäftsvorfälle
Inventare Systematische und übersichtliche Dokumentation
Lagerberichte Zeitgerechte Erfassung von Bargeldbewegungen (täglich)
Eröffnungsbilanz Zeitgerechte Erfassung von bargeldlosen Transaktionen (nach maximal 10 Tagen)
Jahresabschlüsse Nachvollziehbare Aufzeichnungen für Außenstehende
Organisatorische Unterlagen wie Arbeitsanweisungen Nachprüfbare Angeben gegenüber zuständigen Behörden
Geschäftliche E-Mails und Briefe Unveränderliche Einträge, in denen nachträgliche Korrekturen gekennzeichnet sind
Bestellungen Sicherer Schutz der Daten vor Verlust oder unbefugten Zugriffen
Reklamationen Archivierung für einen Zeitraum über mindestens zehn Jahre
Rechnungen
Zahlungseingänge
Kaufverträge

Was passiert bei Nichtbefolgung?

Wenn Ungereimtheiten oder Unregelmäßigkeiten bei der Prüfung der Buchführung durch das Finanzamt auffallen, wird zunächst eine Nachbesserung veranlasst und eine Verwarnung in Richtung des Unternehmens beziehungsweise der Geschäftsführung ausgesprochen. Wiegen die Vorwürfe schwerer, können Zweifel an der Erfüllung der Sorgfaltspflicht der Geschäftsführer erhoben werden. In Extremfällen, wenn sich Anschuldigungen bestätigen, werden neben Geldbußen auch Haftstrafen verhängt. Üblicherweise haben Betriebe folgende Konsequenzen zu tragen:

Die Schwere des Verstoßes oder gar der Verstöße bestimmt die Folgen. Strafrechtliche Konsequenzen sind zu erwarten, wenn der Verdacht besteht, dass fahrlässig oder absichtlich gegen die Sorgfaltspflicht verstoßen wurde und dadurch möglicherweise noch die Vermögenslage des betreffenden Betriebs oder einzelner Positionen verfälscht wurde. Alleinige beziehungsweise erstmalige Verstöße haben selten steuerliche oder strafrechtliche Auswirkungen. Wird ein Betrieb während der Überprüfung auffällig, wird er in den nächsten Jahren besonders beobachtet und intensiver durch das Finanzamt untersucht.

GoBD-konform arbeiten

Unternehmen müssen sich selbst um die Einhaltung der GoBD kümmern, da die Verantwortung nicht an Dritte weitergegeben werden kann. Am sinnvollsten ist es, auf eine GoBD-konforme Buchhaltungssoftware zurückzugreifen. Somit lässt sich sicherstellen, dass die Datenverarbeitung des Betriebes den rechtlichen und steuerlichen Anforderungen genügt und eine Nicht-Einhaltung ausgeschlossen ist. Außerdem ist es wichtig, dass eine ständige Fort- und Weiterbildung stattfindet, um immer auf dem neusten Stand der Richtlinien zu sein. Alle Organe im Unternehmen sollten darauf aufmerksam gemacht werden, sodass die GoBD-konformen Arbeitsweisen und Handhabungen im Betrieb dauerhaft etabliert werden können.

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