Softwareunterstütztes Projektmanagement (PM) ist heute in der Geschäftswelt gängiger Standard, wenn es um das Umsetzen komplexer Vorhaben geht. Aber wie funktioniert effizientes PM überhaupt? Dieser Beitrag gibt Antwort auf wichtige Fragen zum Thema Projektmanagement.

Was versteht man unter Projektmanagement?

Projektmanagement umfasst das softwareunterstützte Planen, Aufsetzen und Durchführen von Projekten unterschiedlicher Art und Komplexität. Dies beinhaltet unter anderem die Erstellung des Fachfeinkonzepts in der Initialisierungsphase, die Bedarfsermittlung, Ressourcenzuteilung sowie die Definition von Arbeitspaketen in der Startphase, die Steuerung, Verwaltung und Kontrolle des Projekts in der Realisierungsphase sowie die Projektabnahme samt statistischer Aufbereitung und Dokumentation der Endergebnisse in der Schlussphase. Dabei sind die einzelnen Projektprozesse exakt zu beschreiben und im Wege eines in die Projektorganisation eingegliederten Prozessmanagements aufeinander abzustimmen.

Gründe für professionelles Projektmanagement

Angesichts des stetig steigenden Wettbewerbs- und Kostendrucks sind Unternehmen in der heutigen Zeit angehalten, auf Veränderungen rasch zu reagieren. Daher liegt die Entscheidung für eine projektorientierte Unternehmensorganisation nahe, denn diese ist für wendiges Manövrieren perfekt geeignet. Nachstehend eine Auflistung der Vorteile von professionellem PM:

– Reduzierung des finanziellen Aufwands
– Schnellere Datendurchsatzzeiten
– Ertragsoptimierung
– Prozesstransparenz
– Straffung der Abläufe
– Definierte Zuständigkeiten und Hierarchien
– Hohe Termintreue
– Integriertes Frühwarnsystem bei Planabweichungen
– Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit
– Qualitätssicherung der Endergebnisse

Aufgaben im Projektmanagement

Modernes PM hat vor allem die Aufgabe, die Zielgrößen Kosten, Termine und Qualität stets im Rahmen der Planvorgaben zu halten. Damit reicht das für seine situationsorientierte Flexibilität bekannte Projektmanagement über die Grenzen des vergleichsweise starren, hierarchischen Linienmanagements hinaus. Projektbezogene Pflichtenkreise reichen von Planungs-, Verwaltungs- und Steuerungsaufgaben, über das Erstellen von Reports und Statistiken, bis zu anlassbezogenen Aktivitäten im Bereich des Risiko- und Prozessmanagements.

Wichtig ist überdies ein effektiver Communication-Flow, um sicherzustellen, dass alle Projektmitarbeiter stets in den aktuellen Projektfortschritt involviert sind und definierte Ansprechpartner kontinuierlich mit Informationen versorgt werden.

Merke:
Projektmanagement ist zu mehr als 70% reine Kommunikation!

Eingebettet in eine leistungsstarke Projektmanagement-Software unterstützen digitale Projektassistenten den Projektablauf von der Planung bis zur Abnahme und stellen Tools zur Verfügung, welche die Verwaltung von Projekten spürbar erleichtern.

Ausbildung im Projektmanagement

Weder ist die Bezeichnung „Projektmanager rechtlich geschützt, noch kennt das Projektmanagement standardisierte Ausbildungswege. Allerdings ist ein universitäres Studium, welches mit dem Bachelor-Degree abschließt, möglich. Nähere Infos unter studycheck.de.

Dessen ungeachtet existieren zahlreiche nicht universitäre Bildungseinrichtungen und Schulungsträger, welche Seminare und Workshops zum Thema Projektmanagement anbieten. Des Weiteren gibt es im PM einige Möglichkeiten, vorhandene Kenntnisse durch entsprechende Qualifikationsnachweise zu dokumentieren. So ist das bekannteste Gütesiegel im Projektmanagement die Zertifizierung zum PMP (Project Manager Professional) durch das amerikanische Project Management Institute (PMI.)

Wie kann mich Projektmanagement im Franchise unterstützen?

Franchise-Unternehmensberater Mathias Dehe sieht in Franchise-Systemen eine Mischung aus Prozess- und Projektmanagement. Für den Franchisenehmer stellt die Eröffnung seines Betriebes ein einmaliges zeitlich begrenztes Vorhaben dar, was der Begriffsdefinition eines Projekts entspricht. Der Franchisegeber hingegen hat wohl bereits einige Franchise-Partner in die relative Selbständigkeit begleitet und Unterstützungsleistungen für Partner-Existenzgründungen erbracht. Er wird seine diesbezüglichen Tätigkeiten in Form eines qualitätsgesicherten Standardprozesses darstellen, diesen strukturiert verwalten sowie Änderungen laufend dokumentieren. Da Franchise-Ketten komplex vernetzte organisatorische und logistische Strukturen aufweisen und für das Management ein Reporting in Echtzeit absolut essentiell ist, stellt die volle Mandantenfähigkeit für ein Projektmanagement-System im Franchise eine elementare Anforderung dar.

Warum nicht jedes Projekt erfolgreich ist

Die Ursachen, warum Projekte scheitern bzw. nicht abgenommen werden, sind mannigfaltig, man denke nur an eine mangelhafte Projektorganisation, zu knapp bemessene Zeitfenster oder ausufernde Kosten. Aber es geht auch anders. Wenn die Projektleitung bzw. entsprechende Lenkungsmechanismen die Planung wirksam unterstützen, Projektprozesse effektiv gesteuert, Ressourcen bedarfsgerecht zuordnet und Aufwandsschätzungen anhand von realistischen Grundlagen erstellt werden, hat ein Projekt durchaus die Chance, sämtliche Unwägbarkeiten im Projektablauf zu bewältigen und ein erfolgreiches Ende zu finden.

Häufige Gründe, warum Projekte scheitern:

– Mangelhafte Planung,
– Unscharf formulierte Zielsetzungen
– Unrealistische Ziele
– Zu geringes Budget
– Ungenügende Unterstützung durch das unternehmerische Management
– Keine oder ungeeignete Softwareunterstützung
– Fehlende Erfolgsmessung
– Mangelhafte Kommunikation
– Zu wenige Testläufe

Fazit

Das Ziel jedes Projekts besteht darin, ein messbares und vertraglich formuliertes Ziel innerhalb des definierten budgetären Rahmens in der vorgesehenen Qualität zum vereinbarten Termin zu erreichen. Neben einer gewissenhaften Planung ist dabei vor allem eine fokussierte Umsetzung des Projekts wichtig. Moderne Software-Lösungen unterstützen vor allem bei der Planung, bei Routineaufgaben sowie bei der Erstellung von Berichten und Statistiken.